Årsmøte
Et årsmøte holdes, naturlig nok, én gang i året. Under årsmøtet i lokallaget skal det tas viktige beslutninger for hva som skal skje det kommende året.
I tillegg kan man behandle årsberetning, budsjett og årsplan, samt velge en lokal valgkomité. Det er også under årsmøtet man velger delegater til Landsmøtet.
I Humanistisk Ungdom skal lokallagsårsmøtene holdes mellom 15. januar og 28. februar.
Hvem kan stille på årsmøtet vårt?
Ordinære medlemmer som har betalt kontingenten for inneværende og/eller forrige år, har stemmerett, kan stille til verv og bli valgt som delegater til Landsmøtet. Støttemedlemmer har ikke stemmerett på årsmøtet, men de kan stille til lokallagets valgkomité.
For å stille til verv i lokallaget må man være ordinært medlem gjennom hele valgperioden, med mindre vedkommende stiller til et verv som avsluttes det året hen fyller 26 år.
Før årsmøtet
Dato for årsmøtet skal settes allerede i slutten av november eller starten av desember året før, og skal sendes til organisasjonsrådgiveren i sekretariatet.
Før årsmøtet er det lurt å velge en møteleder, ordstyrer, referent og én eller to protokollunderskrivere. Det er også en god idé å finne folk som har lyst til å sitte i styret før årsmøtet, slik at de er forberedt på å stille til valg.
Før årsmøtet skal også lokallagslederen fylle ut lokallagets årsberetning. Det er en kort oversikt over hva lokallaget har gjort siden sist årsmøte, hvem som satt i styret, og hvilke sentrale HU-arrangementer som styremedlemmer har deltatt på. Årsberetningen skal gås igjennom helt i begynnelsen av årsmøtet.
Innkallinger
En innkalling er en slags invitasjon til årsmøtet. I HU skal man sende ut to innkallinger til årsmøtet. Det er lokallagsstyrets ansvar å skrive innkallingene, men de sendes ut via sekretariatet.
Første møteinnkalling til årsmøtet skal sendes ut til alle lokallagsmedlemmer minst tre uker før møtet avholdes. I den første innkallingen skriver man det helt grunnleggende om årsmøtet: Dato, tid og sted.
Andre møteinnkalling skal sendes ut minst én uke før møtet. Denne innkallingen skal også inneholde sakspapirer og annen informasjon som er nyttig for dem som skal delta på årsmøtet.
Medlemmer kan sende inn saker til årsmøtet seinest én uke før møtet avholdes. Dette må skje før sakslisten sendes ut til alle medlemmer. I utgangspunktet kan kun saker som er inkludert i sakslisten behandles under årsmøtet, men andre saker kan også behandles dersom flertallet på årsmøtet ønsker det. Da må det godkjennes av minst 2/3 av deltakerne på årsmøtet.
Mal til innkalling samt alle andre sakspapirer til årsmøtet, finnes her:
Under årsmøtet
Årsmøtet skal være åpent for alle medlemmer, og det bør sørges for at alle som vil kan komme med forslag eller innspill for lokallagets aktiviteter det kommende året.
Dette er ting dere skal gjøre under årsmøtet:
Gå igjennom årsrapport for året før.
Gå igjennom regnskap for året før.
Velge et lokallagsstyre for det kommende året.
Lage årshjul.
Valg av landsmøtedelegater.
Fylle ut årsmøteprotokoll.
Dette er ting dere kan gjøre under årsmøtet:
Lage budsjett for det kommende året.
Diskutere saker dere vil ta opp på landsmøtet.
Diskutere lokallagets geografiske virkeområde.
Etter årsmøtet
Etter årsmøtet er det viktig at årsmøteprotokollen sendes inn til sekretariatet innen to uker. Videre er det viktig at man følger opp på det som ble bestemt under møtet, og at man gjennomfører for eksempel aktiviteter eller arrangementer som årsmøtet vedtok. Med mindre noe annet ble bestemt, så er det lokallagsstyrets ansvar å passe på at vedtatte saker blir fulgt opp etter årsmøtet.
Ekstraordinært årsmøte
Ekstraordinært årsmøte avholdes ved behov, enten når styret bestemmer det eller når minst 1/3 av medlemmene i lokallaget krever det. Kun saker nevnt i innkallingen kan behandles på ekstraordinære årsmøter, og innkalling til et slikt møte må sendes ut minst 14 dager på forhånd.
Har dere husket alt? Test dere selv! Sjekkliste for årsmøtet.
