Refusjon
Når lokallaget har brukt penger, må dere huske å søke om refusjon. Det betyr at HU bruker penger fra lokallagskontoen deres til å dekke utlegget dere har gjort.
Alle utlegg skal refunderes gjennom Tripletex. Den som skal ha penger tilbake må ha en egen bruker i systemet og ta vare på kvittering.
Frist for å be om refusjon
Du må levere inn kvittering sammen med krav om refusjon i Tripletex senest 30 dager etter utlegget. Krav om refusjon som kommer etter denne fristen blir normalt ikke refundert med mindre annet er avtalt.
Hvordan føre refusjoner i Tripletex:
Logg inn på www.tripletex.no/
Gå til Reiser og utlegg i hovedmenyen på Tripletex.
Klikk på Nytt utlegg for å starte registreringen av utlegget.
Legg til kvitteringen eller annen dokumentasjon av kostnadene i seksjonen Vedlegg. Husk å ta et tydelig bilde av kvitteringen(e), hvor man kan se dato, kjøpte varer/tjenester, og alle totalbeløp.
Fyll ut informasjonen om utlegget:
Tittel: Skriv hva utlegget gjelder, for eksempel "pizzakveld".
Prosjekt/ordre: Velg ditt eget lokallag.
Registrer kostnadene:
Klikk på Ny kostnad og fyll inn hva utlegget gjelder for og datoen på kvitteringen. Husk at man må ha én ny rad med kostnader per kvittering man leverer inn.
Skriv inn beløpet, som er totalsummen på kvitteringen.
Velg kostnadskategori. Hvis du er usikker, velg den som virker mest passende.
Når du er ferdig, klikk på Lever øverst på siden for å sende utlegget til godkjenning.
Det er altså i grunn veldig lett å registrere utlegg i Tripletex. Det er heller ikke krise å gjøre
feil! Mindre feil kan ledelsen rette opp i før vi godkjenner. Dersom det er større feil i
registreringen, avviser vi utlegget, men gir en tydelig beskrivelse av hva som må rettes
oppi. Da er det bare å prøve på nytt!
En detaljert steg for steg veiledning med bilder finner du her. Laster du ned Power Pointen vil du også få tilgang til viktige notater på hver slide.
Hvordan betale med faktura:
Noen ganger vi kostnader være for store til at de kan dekkes av privatpersoner. Andre ganger kan det være at de ikke kan betales med kort f.eks. ved leie av hytte til hyttetur eller når man arrangerer escaperoom for hele lokallaget. Da er det mulig å be den dere kjøper tjenesten av om faktura. Da må man oppgi følgende informasjon til den som skal sende faktura:
Humanistisk Ungdom
Storgata 8, 0154 Oslo
Organisasjonsnummer: 991837604
Faktura merkes med lokallagets navn og sendes til ungdom@human.no.
Da vil de ansatte finne fakturaen og utbetale pengene fra deres lokallagskonto til selskapet. Når en slik avtale inngås med et selskap er det svært viktig at lokallaget tar kontakt med Humanistisk Ungdom slik at vi vet hvorfor vi har fått fakturaen. Dere sender oss beskjed om dette på ungdom@human.no.
Lokallaget kan også sende inn faktura til kontoret selv. Dette må gjøres i god tid før forfallsdatoen på faktura. Da må fakturaen scannes, legges ved som vedlegg i mail og en forklaring på aktiviteten må ligge i e-posten. Dette gjøres også til ungdom@human.no
Forvirra? Er du usikker tar du bare kontakt med Organisasjonsrådgiver.
