årsmøter i lokallag
Et årsmøte holdes, naturlig nok, én gang i året. Under årsmøtet i lokallaget skal det tas viktige beslutninger for hva som skal skje det kommende året!
Har du spørsmål om årsmøtet? Ta kontakt med organisasjonsrådgiver!
Under årsmøtet skal dere behandle årsberetning, budsjett og årsplan, samt velge en lokal valgkomité. Det er også under årsmøtet man velger delegater til Landsmøtet.
I Humanistisk Ungdom skal lokallagsårsmøtene holdes mellom 15. januar og 28. februar.
Hvem kan stille på årsmøtet vårt?
Ordinære medlemmer som har betalt kontingenten for inneværende og/eller forrige år, har stemmerett, kan stille til verv og bli valgt som delegater til Landsmøtet. Støttemedlemmer har ikke stemmerett på årsmøtet, men de kan stille til lokallagets valgkomité.
For å stille til verv i lokallaget må man være ordinært medlem gjennom hele valgperioden, med mindre vedkommende stiller til et verv som avsluttes det året hen fyller 26 år.
Før årsmøtet
Dato for årsmøtet skal settes allerede i slutten av november eller starten av desember året før, og skal sendes til organisasjonsrådgiveren i sekretariatet.
Rapporter
Årsberetning
Før årsmøtet skal også lokallagslederen fylle ut lokallagets årsberetning. Det er en kort oversikt over hva lokallaget har gjort siden sist årsmøte, hvem som satt i styret, og hvilke sentrale HU-arrangementer som styremedlemmer har deltatt på. Årsberetningen skal gås igjennom helt i begynnelsen av årsmøtet.
Årsrapport
I tillegg til årsberetning, skal dere også fylle ut en årsrapport. Dette er en kort beskrivelse over hvordan lokallaget har blitt drevet det siste året, f.eks. hvem som har satt i styret og hvorvidt dere har mottatt penger fra HU-fondet. Årsrapporten skal gjennomgås helt i begynnelsen av årsmøtet.
Innkallinger
En innkalling er en invitasjon til årsmøtet. I HU skal man sende ut to innkallinger til årsmøtet. Det er lokallagsstyrets ansvar å skrive innkallingene, men de sendes ut via sekretariatet.
Første innkalling
Første møteinnkalling til årsmøtet skal sendes ut til alle lokallagsmedlemmer minst tre uker før møtet avholdes. I den første innkallingen skriver man det helt grunnleggende om årsmøtet: Dato, tid og sted.
Når lokallagsmedlemmene har mottatt første innkalling til årsmøtet, kan de sende inn saker de vil skal tas opp under møtet til sittende styreleder. Sittende lokallagsstyre setter selv siste frist for når saker kan sendes inn, men det er vanlig å sette en frist på én uke før årsmøtet avholdes.
Andre innkalling
Andre møteinnkalling skal sendes ut minst én uke før møtet. Denne innkallingen skal inneholde alle sakspapirer til årsmøtet:
Regnskap for året som var.
Årsberetning.
Årsrapport.
Saksliste.
I utgangspunktet kan kun saker som er inkludert i sakslisten behandles under årsmøtet, men andre saker kan også behandles dersom flertallet på årsmøtet ønsker det. Da må det godkjennes av minst 2/3 av deltakerne på årsmøtet.
Under årsmøtet
Årsmøtet skal være åpent for alle medlemmer, og det bør sørges for at alle som vil kan komme med forslag eller innspill for lokallagets aktiviteter det kommende året.
Dette er ting dere skal gjøre under årsmøtet:
Gå igjennom årsrapport for året før.
Gå igjennom regnskap for året før.
Velge et lokallagsstyre for det kommende året.
Lage årshjul.
Valg av landsmøtedelegater.
Fylle ut årsmøteprotokoll.
Dette er ting dere kan gjøre under årsmøtet:
Lage budsjett for det kommende året.
Diskutere saker dere vil ta opp på landsmøtet.
Diskutere lokallagets geografiske virkeområde.
årsmøteprotokoll
Det viktigste dere gjør under årsmøtet, er å fylle ut årsmøteprotokollen. Dette er en oversikt over når og hvor årsmøtet ble avholdt, hvem som var til stede og hva som ble vedtatt.
Det er svært viktig at protokollen fylles ut riktig, slik at den er gyldig. Dere skal kun bruke forhåndslagde malen for årsmøteprotokoll.
Protokollen skal signeres av to av de som var til stede under årsmøtet, og sendes til organisasjonsrådgiver seinest to uker etter at årsmøtet ble avholdt.
Etter årsmøtet
Etter årsmøtet er det viktig at årsmøteprotokollen sendes inn til sekretariatet innen to uker. Videre er det viktig at man følger opp på det som ble bestemt under møtet, og at man gjennomfører for eksempel aktiviteter eller arrangementer som årsmøtet vedtok. Med mindre noe annet ble bestemt, så er det lokallagsstyrets ansvar å passe på at vedtatte saker blir fulgt opp etter årsmøtet.