Planlegging

Hyttetur er ikke noe man kan arrangere dagen i forveien så det er viktig å begynne planleggingen i god tid før! Begynn et par måneder før selve turen skal starte.

Innkall først til et planleggingsmøte som alle ledere på hytteturen er med på.

 Hva bestemmes på møtet?

• Hvor skal hytteturen være?
• Hvilke lokaler kan dere bruke?
• Hvem har ansvar for leie av lokaler?
• Når skal hytteturen avholdes?
• Hva er tema for hytteturen?
• Hvem skal ha overordnet hovedansvar for hytteturen?
• Hvilke aktiviteter skal dere ha?
• Hvem har ansvar for aktivitetene?
• Hvilke innledere skal dere ha?
• Hvem skal kontakte innlederne?
• Hva skal deltageravgiften være på?
• Skal reise dekkes, eller må man betale for den selv?

Husk å få navn og telefonnummer til foresatte/pårørende til deltagerne. Hvis det er en noen deltagere under 18 år må dere huske å få foreldretillatelse til "risikofylte" aktiviteter, som f.eks. bading eller paintball. Det kan også være lurt å få tillatelse til å bruke bilder som evt. tas av deltagerne under hytteturen.  

Kjøreplan for arrangementet bør også gjøres klar tidlig. Dette er en intern, detaljert plan over hvem som skal gjøre hva, og når. Se sjekkliste for arrangement på verktøykassa. Husk å sette en person ansvarlig på alle punkter! Da vet alle hvem som er ansvarlige for hva, og alle har oversikt over frister.

I forkant av hytteturen 

Noen dager før turen bør en infomail sendes ut til alle deltagerne. Denne må inneholde eksakt oppmøtetidspunkt, oppmøtested, avreisetidspunkt, kontaktinfo (e-postaddresse og mobilnummer) til hovedansvarlig, fullt program for helga og liste over hva som må tas med.

Et par timer før deltagerne møter opp må noen dra for å gjøre klart lokalene. Alt utstyr må være på plass, og all mat må kjøpes inn før deltagerne kommer. Del inn deltagerne i grupper for aktiviteter og matlagingsgrupper/ryddegrupper. Heng opp plakater med tidsprogram.

Husk infomøte/presentasjonsrunder når deltagerne kommer! Presenter programmet for helga, gå gjennom reglene og presenter lederne spesielt viktig er det at alle vet hvem som har hovedansvaret, og hvem man skal spørre hvis man lurer på noe!

Bli kjent-aktiviteter er lurt å ha i samme slengen. Her er det viktig at lederne ikke er redde for å dumme seg ut, slik at ingen føler seg utrygge!

Under hytteturen

Ha regelmessige ledermøter. Her kan dere ta opp problemer, evaluere turen så langt og gjøre eventuelle endringer i program/tidsplan. 

Husk å si ifra til alle deltagere dersom det blir endringer i planene! Informer dessuten hele tiden om neste bolk i programmet slik at folk ikke går glipp av tidspunkter osv.

Som ledere har dere et ekstra ansvar for at alle har det bra. Involver alle deltagerne i aktiviteter når det er "fritid" i programmet! Foreslå leker, kortspill osv, og spør alle om de vil være med.

Husk å lage evalueringssjemaer, og husk å samle disse inn når de er fylt ut.

I etterkant av hytteturen

Sørg for at alle deltagere kommer seg avgårde når de må, spesielt hvis de må rekke buss/tog/el.l. 

Rydd lokalet i samsvar med avtale fra utleier. Sørg for lokalet er slik det var da dere fant det! Da får dere lov til å bruke det igjen.

Samle opp gjenglemte ting. Det kan sendes ut en liste til deltagerne i etterkant. 

Gå gjennom evalueringene fra deltagerne, og ta en evaluering internt blant lederne. Hva var bra og hva kunne vært gjort bedre?

Husk at ikke alt kan være perfekt alltid! Det viktigste er at alle har hatt en bra hyttetur hvor de har trivdes!